Cartographier ses achats, c’est les maîtriser

Cartographier ses achats, c’est les maîtriser

Je l’expliquai dans un précédent article « Les achats, fonction stratégique pour les PME », l’optimisation des Achats est un vecteur majeur d’une meilleure performance de l’entreprise. Oui mais par où commencer ?

Préalable à toute action sur ses Achats, la cartographie des Achats permettra de répondre à 4 objectifs :

–       Effectuer un benchmark interne

–       Prioriser ses achats

–       Anticiper les besoins

–       Définir une stratégie

 

Voici, comment, en quatre points, réaliser la cartographie de ses achats :

1/ Se poser les bonnes questions

Pour être le plus complet possible

  • Quoi ? : description du produit / service, spécifications, quantités…
  • Qui ? : l’acheteur interne, l’utilisateur…
  • A qui ? : le fournisseur
  • Combien ? : prix, les éléments constitutifs du prix (produit, emballage, transport…)
  • Quand ? : période, récurrence, saisonnalité…
  • Pourquoi ? : pour quel besoin, historique….

 

2/ Savoir où chercher les informations

Pour s’assurer de l’exhaustivité des informations collectées (ou du moins s’en approcher) il faut les collecter au bon endroit. Ainsi les infos quantitatives seront présentes dans l’ERP (outil de gestion de production), les comptes fournisseurs ou le service approvisionnement alors que les infos qualitatives seront présentes dans les fiches techniques, auprès des utilisateurs, du service production ou des commerciaux.

Une source importante d’informations à ne pas négliger est… le fournisseur !!

Souvent mieux outillé que ses clients, il saura sortir rapidement une statistique des ventes, ventilée par article, date de livraison, avec un historique précis et des fiches techniques. Le fournisseur se doit de vous fournir ses données, après tout ce sont aussi les vôtres !!

 

3/ S’assurer de la pertinence de leur classification

Cette masse d’information collectée, il faut maintenant les classer, les catégoriser et cette classification comportera 3 niveaux (pas plus, pas moins) :

–       Niveau 1 : classification ‘’fonctionnelle’’, ce sont de grandes préoccupations ou marché fournisseurs différents : matières premières, emballages, sous-traitance, frais généraux… se distinguent clairement les uns des autres

–       Niveau 2 :  classification ‘’technologique’’, ou de métiers sont des Achats qui se différencient  par des secteurs d’activité distincts. Dans les matières premières on peut distinguer les produits laitiers, la viande, les ingrédients d’origine végétale, les additifs…

–       Niveau 3 : classification ‘’marché’’, permet de déterminer des enjeux financiers ou stratégiques homogènes. Dans le cas des produits laitiers, distinguer le beurre de la crème et du lait

Vous saurez si cette classification est pertinente en vous posant 6 questions : pour une famille, les fournisseurs des principaux produits sont-ils les mêmes ? la famille correspond-elle à un segment de marché homogène ? peut-on positionner financièrement la famille par rapport à l’offre et à la demande ? dans une entreprise multi site, est-il possible de consolider les volumes entre sites ? le marché de l’offre a t il les mêmes caractéristiques géographiques ?

 

4/ Déterminer les enjeux financiers

Vous avez collecté les informations volumétriques, vous avez classifié vos différents Achats, dernière phase : les hiérarchiser, en réalisant une analyse ABC via 4 étapes :

  • Identifiez les montants d’Achats sur une année, par famille

  • Classez les familles par ordre décroissant de CA

  • Pondérez chaque famille sur le CA global avec une part cumulée

  • Construisez votre courbe ABC

Une courbe ABC s’interprète de la façon suivante :

–       Catégorie A : 20% des familles d’achats font 80% du CA

–       Catégorie B : 30% font 15% du CA

–       Catégorie C : 50% font 5% du CA

Si cette répartition n’est pas au % près applicable à toutes les situations, cette ventilation est observée dans une grande majorité d’entre elles et permet – sans parler de stratégie à proprement parlé – de définir en un coup d’œil vos premières priorités.

–      Catégorie A : priorité N°1, un faible pourcentage de gain générant des économies importantes et c’est ici aussi que l’on trouve les achats les plus sensibles pour l’entreprises

–     Catégorie B : ils peuvent être moins difficiles à négocier car moins stratégiques mais ils peuvent dégager des gains significatifs donc ils sont à traiter, après les achats de catégorie A

–      Catégorie C : pour réduire les coûts sur cette catégorie, rationnalisez, supprimez des fournisseurs et des articles, simplifiez en la gestion. Pour résumer, passez-y le moins de temps possible

L’analyse d’un portefeuille achats ne fait pas tout, mais cette première étape indispensable du processus Achats va vous permettre ensuite d’analyser vos besoins, le marché, et définir une stratégie Achats.

Pour résumer : sans segmentation ni analyse, pas de stratégie possible !!

Auteur : Pierre-Yves Cayla, C2A Durable, mai 2018